Iedereen stelt zichzelf weleens de vraag; waar had ik dat speciale gereedschap ook alweer neergelegd? Of in welke map zitten die document waar ik gisteren nog mee bezig was? Heel erg logisch natuurlijk, maar deze vragen kunnen zorgen voor frustraties en tijdsverspilling door zoeken of fouten door onjuist gebruik. En precies om dit te voorkomen is De 5s Methode voor werkplekorganisatie ontwikkeld.

De 5s Methode is een Lean tool binnen continu verbeteren waarbij de werkplek centraal staat. Door aanpassingen te doen aan je werkplek wordt deze schoner, efficiënter en vooral overzichtelijker en veiliger. Hierdoor kan je het beste uit jezelf en uit je werkdag halen. Het maakt hierbij niet uit of je op kantoor werkt of in een productieomgeving. 5s kan op iedere werkplek worden toegepast!

Waar staat 5s voor?

Elk van de 5 stappen in het 5s Model geven sturing aan het steeds beter organiseren van je werkplek. De 5s-en staan voor:

• scheiden
• schikken
• schoonmaken
• standaardiseren
• standhouden

1e ‘S’ – scheiden

Hierbij maak je onderscheid tussen noodzakelijkheden en overbodigheden. De overbodigheden elimineer je. Hierbij kan het best zo zijn dat sommige zaken nu overbodig zijn, maar op de lange termijn wel noodzakelijk zijn. Bewaar deze zaken dan op een speciale plek voor een later moment.

2e ‘S’ – schikken

Bij schikken geef je alles een geschikte plaats. Voor gereedschappen geldt bijvoorbeeld dat alles een eigen vaste plek krijgt; ‘alles heeft z’n plek en alles op z’n plek’. En op kantoor is het belangrijk dat het zo georganiseerd is dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan opbergen en terug vinden.

3e ‘S’ – schoonmaken

Schoonmaken spreekt natuurlijk voor zich. Wie houdt er niet van een schone werkplek? Echter is dit niet de enige reden. Ook regels en methoden met betrekking tot schoonmaken moeten worden vastgelegd om de werkplek ook daadwerkelijk schoon te houden. In een schone werkplek worden afwijkingen, zoals lekkages of ontbrekende materialen, immers direct zichtbaar zodat je meteen kunt handelen.

4e ‘S’ – standaardiseren

Standaardisatie zorgt ervoor dat de eerste drie s’en ook daadwerkelijk worden gewaarborgd. Bijvoorbeeld door afspraken vast te leggen in bepaalde procedures en/of werkinstructies. Zo kan een visuele afbakening ervoor zorgen dat gereedschappen weer op de juiste plek worden teruggehangen of dat aangeleverde componenten op een juiste plek worden neergezet.

5e ‘S’ – standhouden

Standhouden is essentieel voor de continuïteit van de kwaliteitswaarborging. Om effectief met De 5s Methode te blijven werken moet je ervoor zorgen dat dit in je dagelijks systeem komt. Controlelijsten op orde en netheid en procesaudits kunnen hierbij helpen.

6e ‘S’ – safety?

Soms wordt er ook wel eens gesproken van een zesde s. Dit is de s van Safety. Ondanks dat veiligheid niet tot het officiële rijtje behoort, het is immers een resultaat van deze 5 stappen, is het wel goed om te beseffen dat een beter georganiseerde werkplek bijdraagt aan het voorkomen van ongelukken. Dus schenk in elke stap aandacht aan veiligheid.