Om een werkproces te kunnen verbeteren is het van belang om dit proces eerst in kaart te gaan brengen. Een bekende Verbetertool die hiervoor wordt gebruikt is de Value Stream Map, ook wel waardestroomanalyse genoemd. De Value Stream Map is één van de meest essentiële Lean tools, aangezien deze tool het verbeterpotentieel van je proces in kaart brengt en een startpunt biedt om gestructureerd te gaan verbeteren.

Begin met het maken van een waardestroom

Om een Value Stream Map te maken begin je met het maken van een waardestroom. Een waardestroom is de verzameling van activiteiten die nodig zijn om een product of service te produceren en op tijd en met de juiste kwaliteit aan de klant te leveren. Vergelijk het bijvoorbeeld met alle stappen die doorlopen moeten worden bij een online bestelling bij een webshop.

Bij het maken van een Value Stream Map worden al deze activiteiten in kaart gebracht. Hierbij is het wel belangrijk dat de waardestroom een afspiegeling is van het daadwerkelijke proces zoals het nu is en niet zoals het ooit in theorie is bedacht.

Meet de prestaties van de waardestroom

Wanneer de waardestroom eenmaal in kaart is gebracht wordt aan de hand van verzamelde data de huidige prestatie in efficiëntie en effectiviteit berekend.

Vervolgens wordt een onderscheid gemaakt tussen de activiteiten die wel waarde toevoegen voor de klant en de activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant. De activiteiten die geen waarde toevoegen heten binnen Lean Verspillingen. Verspillingen kunnen zich bijvoorbeeld uiten in lange wachttijden bij webpagina laden, onnodige informatie invullen, of in defecten zoals een mislukte betaling. En dit moet zoveel mogelijk geëlimineerd worden.

Tot slot worden de knelpunten in de waardestroom aangegeven welke met Kaizen activiteiten door het team aangepakt kunnen worden. Het verbeterpotentieel van het werkproces is nu in kaart gebracht en levert een goede eerste stap om te gaan verbeteren.

De 8 stappen van een waardestroomanalyse

Stap 1 – verzamel klantdata en bepaal je scope
Spreek met elkaar af wat het begin- en eindpunt van het proces is dat je wilt bestuderen. Pak bij voorkeur een heel proces beet, dus niet een stukje. Want dan kan het gebeuren dat je in een ander proces iets verslechtert.

Stap 2 – verzamel alle spelers
Welke afdelingen, functies, specialisten hebben we nodig? Zorg ervoor dat je alle relevante spelers aan tafel krijgt, zodat je met feitelijke informatie kunt werken in plaats van aannames.

Stap 3 – breng globale processtappen in kaart
Breng alle spelers die je in stap 2 genoemd hebt bij elkaar, liefst fysiek met z’n allen in 1 ruimte. Of beter nog: bewandel samen het proces letterlijk op de werkvloer, als dat kan. Ga dan met alle spelers langs bij de betrokken processtappen. Dit verscherpt het gezamenlijk beeld en bewustzijn over de output van de vorige processtap welke vervolgens dient als input voor de volgende processtap. Gebruik een SIPOC diagram. Interview de medewerkers over hun ervaringen.

Stap 4 – kwantificeer de huidige situatie
Meet de duur van alle stappen: de bewerkingstijd, het percentage waarbij de eerste keer goed gaat, de hersteltijd (als het percentage lager is dan 100%), de wachttijd vóór een processtap en de transporttijd tussen twee processtappen.

Stap 5 – bereken de procesefficiëntie
Tel alle stappen bij elkaar op om te weten hoe lang het totale proces duurt, dit noemen we de doorlooptijd (‘leadtime’). Deel vervolgens de totale bewerkingstijd door de doorlooptijd, maal 100%. Hoe efficiënt is je proces?

Stap 6 – bereken de proceskwaliteit
Vermenigvuldig alle eerste keer goed percentages van elke individuele processtap met elkaar om de totale proceskwaliteit te berekenen. Je weet nu hoe vaak het totale proces in één keer goed verloopt. Dit noemen we de procesopbrengst (‘yield’). Hoe effectief is je proces?

Stap 7 – categoriseer de processtappen
Kies de processtappen die leveren waar de klant om vraagt en dus waarde toevoegen. Markeer deze groen (‘customer value added’). Kies dan de stappen die niet per sé waarde toevoegen, maar waar je niet zonder kunt. Stappen die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden en zoveel mogelijk gereduceerd moeten worden. Bijvoorbeeld het 4-ogenprincipe of werkzaamheden volgens een bepaald keurmerk. Markeer deze geel of oranje (‘business value added’). Tot slot kleur je de stappen die geen waarde toevoegen, de Verspillingen , rood (‘non-value added’). Deze moeten geëlimineerd worden.

Stap 8 – wijs de knelpunten aan
Waar zitten volgens de spelers de knelpunten? Markeer die ook door middel van een ‘Kaizen-burst’ symbool om duidelijk de noodzakelijke verbeteringen te communiceren. Daar waar je struikelt, ligt de grootste schat begraven. Want waar een proces stagneert zitten de grootste verbeterpunten.
Alle 8 stappen doorlopen? Dan heb je nu een foto van de huidige situatie: het is helder waar de waarde voor de klant gecreëerd wordt en welke stappen aan de hand van Kaizen activiteiten geëlimineerd kunnen worden.

Gegarandeerd dat de doorlooptijd wordt verkort, de kwaliteit omhoog gaat en de kosten dalen. En dat zal zeker ook doorwerken in de klanttevredenheid!