Praktisch probleem oplossen

Problemen op de werkvloer worden tijdens de dagstart besproken en op het teambord of whiteboard in de 3C actielijst genoteerd en opgevolgd. Wanneer het team bij het probleem zelf niet binnen de afgesproken tijd kan oplossen wordt deze geëscaleerd naar een hoger niveau. Dit is het fundament van Praktisch probleem oplossen.

Voor een kwalitatief goede probleemanalyse en een vlotte doorlooptijd is het van belang dat elke medewerker en dus elke deelnemer van de dagstart de 3C Methodiek goed begrijpt. Aangezien deze methode consequent gebruikt wordt op alle teamborden en in alle whiteboardmeetings om problemen te documenteren en op te volgen.

Voorbeeld 3C actielijst

3C Probleemoplossing

Praktisch probleem oplossen doen we in 3 stappen waarin de 3C´s staan voor Concern, Cause en Countermeasure, oftewel Probleem, Oorzaak en Oplossing. Deze stappen moedigen de probleemeigenaar en zijn/haar medewerkers aan om na te denken over de juiste stappen en definities.

1. Concern

Probleemanalyse: identificeer en beschrijf het probleem dat resulteert in een afwijking van de huidige prestatie ten opzichte van het gewenste prestatie doel. Gebruik de 5W2H methode om het probleem feitelijk te beschrijven. 5W2H bestaat uit vijf vragen beginnend met de letter W en twee met de letter H. De vragen zijn: Wie, Waarom, Wat, Waar, Wanneer, Hoe en Hoeveel?

2. Cause

Oorzaakanalyse: identificeer potentiële hoofdoorzaken aan de hand van data en de ‘80/20 regel’ (pareto-principe) of door middel van brainstorming (visgraatdiagram). Selecteer vervolgens de meest relevante hoofdoorzaken en vraag 5x Waarom om de ware bronoorzaak op te sporen.

3. Countermeasure

Oplossing genereren: bedenk tegenmaatregelen en prioriteer activiteiten op basis van belangrijkheid en urgentie (prioriteitenmatrix). Maak een actieplan en test de gekozen oplossing. Valideer de bronoorzaak.

De eigenaar en geplande invoerdatum van de oplossing van het probleem worden ook opgeschreven. De kolom Kaizen bied de mogelijkheid om het probleem te koppelen aan een gedocumenteerde verbetering middels een A3 Kaizen formulier. Dus wanneer de oplossing niet enkel een korte termijn ‘pleister’ oplossing is, maar het een structurele verbetering van de standaard betreft.

Om de status en voortgang van de 3C visueel weer te geven wordt een PDCA-cirkel ingevuld gedurende de looptijd van de 3C.

Wijziging standhouden (Check)

Standaardiseer en train het nieuwe proces, identificeer potentiële risico’s voor terugval en zorg dat je een plan B hebt. Blijf de resultaten continu meten en bespreek deze tijdens de dagstart of whiteboardmeeting voor het opstarten van eventuele nieuwe acties. Meten is weten en weten is verbeteren.

Problemen zijn meestal proces gerelateerd

Problemen op de werkvloer zijn voor 99% proces gerelateerd. In de regel bestaan er 3 type problemen welke op de 3C actielijst van je teambord terecht kunnen komen wanneer een standaard (of target) niet gehaald word (KPI is ‘rood’):

– Er is geen proces. Definieer de standaard
– Het proces wordt niet gevolgd. Terug op standaard komen
– Het proces wordt gevolgd, maar is niet goed genoeg. Verbeter de standaard

Om terug op standaard te komen of een verbetering van de standaard te vinden, is een zorgvuldige probleemanalyse nodig. Hiervoor kan het A3 Kaizen formulier gebruikt worden.

De focus van Lean ligt op het continu verbeteren van je standaarden. Daarom is het wenselijk om altijd 3C´s actief te hebben waarbij de probleemoplossing tot een verbetering van de standaard leidt middels een Kaizen.

De structuur van het A3 Kaizen formulier dwingt het team stapsgewijs het probleemoplossingsproces te doorlopen en biedt de projectleider een helder communicatiemiddel richting probleemeigenaar. Het A3 format geeft weinig tot geen ruimte voor uitgebreide toelichting en overbodige zaken. Je wordt als schrijver gedwongen kort en bondig de probleemoplossingsstappen te documenteren op slechts één velletje A3 papier met als resultaat een logische en gestructureerde storyline. Daardoor zijn A3’s zeer geschikt voor coaching waarbij de coach (vaak de manager) de juiste vragen kan stellen aan de coachee.

Voorbeeld A3 Kaizen formulier