Niets is dodelijker voor de creativiteit dan standaardisatie. Wanneer je simpele processen in een bepaalde mal giet, kan dit weleens weerstand opleveren vanuit werknemers. Iedereen wil namelijk de ruimte hebben om hun eigen draai aan zijn of haar werkzaamheden te geven. Toch hoeft standaardisatie niet per se iets negatiefs te zijn. Zo kan het rust geven aan medewerkers, omdat ze niet telkens opnieuw het wiel hoeven uit te vinden.
Het doel van Standaard werk is het reduceren van variatie binnen het werkproces om zodoende de betrouwbaarheid van het eindproduct of dienst te vergroten. Een stabiel proces levert een hogere kwaliteit.

De Standard Operating Procedure (SOP)

Een Lean tool binnen Continu Verbeteren die standaardisatie in processen kan bewerkstelligen is de Standard Operating Procedure, oftewel SOP.
Een SOP is een schriftelijke werkinstructie die de meest efficiënte omschrijving geeft van een bepaalde werkzaamheid. Werknemers weten hierdoor stap voor stap welke taken ze moeten uitvoeren om zo succesvol, veilig en gemakkelijk mogelijk een activiteit te voltooien.

Voordelen van een SOP:
– helpt om ruis en variatie in een proces weg te nemen
– maakt afwijkingen in het proces meteen zichtbaar en opent discussie
– ideaal middel om nieuwe werknemers in te werken
– belangrijk bij probleemoplossing; terug op standaard komen
– geschikt als start en eindpunt bij continu verbeteren; de standaard verbeteren en borgen van het nieuwe proces

De 7 stappen voor het creëren van een SOP

Plan

Stap 1 – calculeer de Takt tijd
Dit is het ritme waarin het proces moet presteren om aan de vraag van de klant te kunnen voldoen. Deel de totaal beschikbare tijd per dag door de vraag (aantal producten) van de klant per dag en je hebt de Takt tijd.

Stap 2 – breng de volgorde van processtappen in kaart
Een bedrijfsproces is een reeks gerelateerde activiteiten die waarde creëert door input om te zetten in output met een meerwaarde. Bereik overeenstemming over het begin en eindpunt van het proces en de volgorde van activiteiten binnen het proces. Gebruik een SIPOC diagram om elke activiteit als één stap in het proces te beschrijven. Interview de medewerkers over hun ervaringen.

Step 3 – breng de werkdruk in balans
Meet de actuele cyclus tijden van elke processtap om zeker te zijn dat deze binnen de Takt tijd valt. Gebruik een line balancing chart om de werkdruk in evenwicht te brengen door:
• elimineren van niet waarde toevoegende activiteiten (Verspillingen)
• combineren of verschuiven van waarde toevoegende activiteiten

Step 4 – bepaal standaard voorraad onderhanden werk (OHW)
Onder onderhanden werk vallen alle producten of producten in wording die aanwezig zijn in de verschillende stadia van het voortbrengingsproces (halffabricaten). Deze producten zijn in bewerking of wachten om een bewerking te ondergaan.. Bepaal de standaard hoeveelheid onderhanden werk dat nodig is voor elke processtap om het werk vloeiend door het proces te laten stromen en binnen de Takt tijd tot gereed product te bewerken.

Do

Step 5 – Schrijf de SOP
• Schrijf een Standard Operating Procedure (SOP) per processtap waarin je de bovengenoemde basis elementen in detail beschrijft; de volgorde van activiteiten, de benodigde tijd per activiteit en de standaard hoeveelheid voorhanden werk. Documenteer bij voorkeur ook het te verwachten eindresultaat van elke activiteit bijvoorbeeld door het toevoegen van een foto.
• Indien van toepassing, beschrijf voor elke processtap ook alle belangrijke veiligheids- en kwaliteitsvoorschriften.

Check

Step 6 – Houd de standaard in stand
• Train de nieuwe standaard. Maak een overzicht van de competenties per processtap per medewerker
• Zorg ervoor dat de SOP op de werkplek voor handen is, visueel en op een voor de medewerker makkelijk toegankelijke plek
• Controleer op regelmatige tijden of de activiteiten nog volgens de standaard uitgevoerd worden en of er nog aanpassingen nodig zijn

Act

Step 7 – Kaizen
Binnen Lean vertalen we Kaizen naar ‘Continu Verbeteren’. Taiichi Ohno kan gezien worden als de vader van het Toyota Productie Systeem. Over standaardisatie zei Ohno het volgende: ‘Kaizen kan niet bestaan zonder standaardisatie’. Hiermee bedoelde hij dat zonder standaard er geen verbetering mogelijk is. Standaardisatie hoeft niet saai en eentonig te zijn. Het biedt ons juist een startpunt voor optimalisatie om vervolgens tot een nieuwe en verbeterde standaard te komen.