Kaizen betekent letterlijk ‘Changing for the better’ oftewel ‘Verbeter naar Beter’, en wordt in het algemeen vertaald als Continu Verbeteren. Het is een filosofie van het elke dag een klein beetje beter doen, door iedereen en overal hetgeen zal leiden tot indrukwekkende resultaten over de langere termijn.

Kaizen richt zich op de mens vanwege de sterke overtuiging dat positieve verandering vanuit de medewerker zelf moet komen. Met deze methode kunnen alledaagse problemen op de werkvloer door de medewerkers zelf aangepakt worden aan de hand van een eenvoudig stappenplan.

Een Kaizen in 8 stappen volgens de PDCA-cirkel zorgt voor blijvende resultaten en gemotiveerde medewerkers. Met een helder én gemeenschappelijk doel voor ogen werk je samen met jouw team door middel van een structureerde analyse toe naar de gewenste oplossing voor je probleem zodat jouw prestaties terug op standaard komen of een nieuwe standaard neerzetten.

Plan

Stap 1 – formuleer het probleem of identificeer het proces. Om tot de kern door te dringen kun je hier bijvoorbeeld de 5-times-why methodiek gebruiken. Om de probleemstelling helder te krijgen gebruik je de 5W-1H vragen: wie, wat, waarom, waar, wanneer en hoeveel?

Stap 2 – breng de huidige situatie in beeld. Hoe lang al aan de gang? Wat is de afwijking? Verzamel de feiten en gebruik visualisatie. Beelden zeggen meer dan woorden.

Stap 3 – formuleer de doelstelling. Wat is de norm of doel prestatie? Wil je terug op standaard komen of de standaard verbeteren?

Stap 4 – zorg dat je de grondoorzaken in beeld krijgt. Dat doe je door bijvoorbeeld de visgraatmethode te gebruiken.

Stap 5 – bedenk welke tegenmaatregelen je wilt nemen. Maak een implementatie plan; wie doet wat, wanneer.

Do

Stap 6 – nu komt het erop aan. Nu ga je de tegenmaatregel implementeren door te experimenteren. Niet te lang wachten, niet eerst je plan tot in perfectie klaar willen hebben. ’80 is prachtig’, dus nu doen! En natuurlijk gaat het wel eens mis. Dat hoort erbij, want van fouten leer je. Je bekijkt je fout, past een en ander aan en kijkt of het zo beter gaat.

Check

Stap 7 – controleren of je hebt bereikt wat je hebt afgesproken. Daartoe maak je je resultaten visueel. Gebruik de Dagstart of Weekstart en Teambord. Hang je resultaten aan de muur waar iedereen dagelijks kan zien hoe de stand van zaken is. Spreek de volgende verbeteracties af.

Act

Stap 8 – maak je nieuwe proces nu definitief. Toon aan dat de verbetering  blijvend is. Zorg dat je altijd een plan B klaar hebt liggen. Controleer of alles loopt zoals je hebt afgesproken, bijvoorbeeld door middel van procesaudits. Standaardiseer over alle afdelingen. Gebruik de 5S-Methode. Pas de procedures / protocollen / SOP’s (Standard Operating Procedure) aan. Zorg dat iedereen weet wat hij/zij moet doen en ga ervoor!