Een ‘Lean Daily Management System’ is een van de meest fundamentele tools als startpunt voor het verbeteren van elke operatie in de maak- en procesindustrie. Zo’n Prestatiemanagement systeem bestaat uit een dag- of weekstart aan de hand van een visueel teambord. Het proces wordt bedacht, gemaakt en uitgevoerd door een team binnen hetzelfde werkproces (value stream) en zorgt ervoor dat je als team van iedere dag een productieve dag maakt.

Want of je prestaties nu terug op standaard moeten komen, op standaard moeten blijven of een nieuwe, betere, standaard moeten neerzetten, het werkt efficiënter wanneer je regelmatig de voortgang in teamprestatie (key performance indicators) en probleemoplossing kunt bespreken.

De dagstart

De dagstart is een kort dagelijks overleg (‘ochtend kick-off’) van ongeveer 15 minuten (weekstart max. 30 minuten). Meestal vindt deze plaats in de ochtend voordat iedereen zijn eigen werkzaamheden oppakt. Bovendien wordt deze vaak staand uitgevoerd, zodat iedereen actief betrokken is.

In een dagstart bespreken jij en jouw team welke problemen en verstoringen ervoor hebben gezorgd dat er in de afgelopen 24 uur niet volgens plan gewerkt kon worden. Hebben er ongevallen plaatsgevonden, zijn er producten afgekeurd of te laat geleverd? Dan maak je dat zichtbaar op het teambord en bespreek je welke acties moeten worden uitgevoerd. Tevens kijk je naar de planning voor de komende 24 uur en stel je vast of de benodigde mensen, materialen en machines beschikbaar zijn.

Door deze routine dagelijks te herhalen en de prestaties en problemen met een overzichtelijk teamboard (‘whiteboard’)  te volgen, weet je op elk moment hoe het proces er voor staat, welke acties er nodig zijn en wat daarvan de status is.
De dagstart wordt altijd begeleid door iemand uit het team.

Dit zijn de vier basis regels voor de dagstart:

1. Team activiteit; samen zijn we sterker
2. Visueel proces; “3 seconden regel”
3. Kritieke KPI’s; afspreken wat we doen
4. Regelmatig overleg; doen wat we afspreken

De dagstart bevordert:

– energie en werkplezier door inzicht in het gezamenlijk doel
– teambuilding door transparantie en open sfeer
– tijdwinst door minder mailverkeer

Het teambord

Tijdens de dagstart wordt de dagelijkse gang van zaken besproken aan de hand van een visueel teambord (ook wel ‘whiteboard’ of  ‘verbeterbord’) verdeeld over drie gebieden:
– de mens; veiligheid, plezier en betrokkenheid;
– de prestaties; KPI resultaten en directe 3C-acties;
– de verbeteringen; suggesties en Kaizens.

Deze drie secties bepalen tevens de agenda van de dagstart; bespreek alle thema’s op het bord van links naar rechts.

Voorbeeld teamboard

Voorbeeld 3C actielijst

Een succesvol management systeem in 5 stappen

Bij het opzetten van een prestatiemanagement systeem volgen we 5 stappen volgens de PDCA-cirkel;

Plan:
Stap 1 – organiseer overleg structuur, deelnemers en vaardigheden (tier structuur)
Stap 2 – bepaal je werkproces (value stream) & KPIs (key performance indicators)

Do:
Stap 3 – maak de huidige situatie visueel (teambord, verbeterbord)

Check:
Stap 4 – onderneem actie bij afwijkingen (dagstart overleg)

Act:
Stap 5 – opvolging door management routine (gemba walk, procesaudit)