‘We kunnen een probleem niet oplossen
met de denkwijze die het heeft veroorzaakt’
– Albert Einstein –
Quickscan
Waarom de Lean Quickscan
De Lean Quickscan wordt ingezet wanneer een proceseigenaar een acuut proces gerelateerd probleem heeft.
We spreken van een probleem wanneer je 3 keer ‘ja’ kunt beantwoorden op de volgende vragen:
- Hebben we een afwijking ten opzichte van het gewenste prestatie doel (‘KPI target’)?
- Is de oorzaak voor dit probleem nog niet bekend?
- Wil je als probleemeigenaar wel graag een goede oplossing voor je probleem?
Dit probleem kan een negatieve afwijking zijn ten opzichte van het prestatie doel. Zoals bijvoorbeeld
- een verontrustende toename in klantklachten
- een plots dalende productiviteit
- een stijgend aantal afgekeurde producten.
Bij deze problemen is het zaak om snel weer op het ‘geplande’ standaard prestatie niveau te komen.
Anderzijds kan het ook een positieve afwijking zijn, een ‘luxe’ probleem, waarbij een verbetering ten opzichte van de standaard prestatie gewenst is.
Bijvoorbeeld als er onverwachts een grote order binnenkomt die om extra capaciteit vraagt. Je wilt meer doen met dezelfde middelen,. Je wilt de lat als het ware hoger leggen.
Het doel van de Quickscan
Tijdens de Lean Quickscan zoomen we sterk in op het probleem om de bronoorzaken op te sporen. De klantklachten kunnen veroorzaakt worden door te late of niet complete leveringen.. Te late leveringen kunnen op hun beurt weer veroorzaakt worden door te lange wachttijden of te veel bewerkingen in het werkproces. De lage productiviteit kan worden veroorzaakt door te veel stilstanden van de machine welke het gevolg kunnen zijn van te lange omsteltijden. Het is dus van groot belang het probleem juist te definiëren en de achterliggende verliezen en de oorzaak te ervan achterhalen.. Die oorzaken moeten immers gevonden worden om het probleem bij de wortel aan te pakken en tot de juiste oplossing te komen. Een duurzame oplossing zodat het probleem niet meer terug komt. Helaas komt het maar al te vaak voor dat men denkt het probleem goed te begrijpen, maar de gekozen oplossing in de praktijk toch niet het blijvend resultaat brengt.
Dan is de Lean Quickscan de oplossing
De Quickscan is een gestructureerde aanpak op basis van het Plan, Do, Check, Act principe (PDCA-cirkel). De scan lost het acute probleem zelf niet op. Maar ze verschaft je wel inzicht in het probleem, de achterliggende oorzaak en daardoor in de oplossing ervan (Plan fase). Om complexe situaties te ontleden, kritische problemen op te lossen en slagvaardig op te treden kunnen ook kritische denkprocessen worden ingezet zoals Kepner-Tregoe Probleemanalyse en Besluitvorming (PSDM). De Quickscan wordt afgerond met een concreet plan van aanpak om het probleem op te lossen zodat jouw team (eventueel in samenwerking met Verbeter naar Beter) aan de hand van één of meerdere verbetertools de oplossing kan implementeren (Do-Check-Act fase).
Lees meer over het Plan, Do, Check, Act principe (PDCA-cirkel).
PDCA-cirkel
De PDCA-cirkel, Plan (maak een plan met de resultaten die je wilt bereiken), Do (voer het plan uit), Check (vergelijk de resultaten met je plan), Act (stuur bij om de resultaten alsnog te bereiken).
Quickscan
De Quickscan wordt uitgevoerd op basis van de PDCA-cirkel en vormt de Plan fase. De scan verschaft snel inzicht in het acute probleem, de achterliggende verspillingen en bronoorzaken ervan.
Resultaat
Een op maat gemaakt plan van aanpak voor het implementeren (Do-Check-Act) van één of meerdere Quickwin oplossingen voor het acuut probleem aan de hand van de Verbetertools.
De stappen van de Quickscan
Stap 1
1 dag
Probleemanalyse
7+1 verspillingen, scan op de werkvloer, inzoomen probleem (data, interviews), identificeren verliezen
Stap 2
1 dag
Oorzaakanalyse
opsporen bronoorzaken van de grootste verliezen, kwantificeren verliezen/knelpunten
Stap 3
1 dag
Verbeterplan
uitleg verbetertechnieken, gewogen kosten/baten
analyse, plan van aanpak richting probleemoplossing
Stap 4
1/2 dag
Terugkoppeling
bevindingen en ervaringen, planning vervolg traject
Investering Quickscan
De precieze kosten van de Quickscan zijn afhankelijk van de urgentie van het probleem, de complexiteit van het te onderzoeken werkproces en het aantal personen dat tijdens de scan wordt getraind.
Wil je zo snel mogelijk aan de slag met de Quickscan?
Neem dan vrijblijvend contact met mij op.
