Planning, Doen, Controleren en Actie ondernemen
Werken met processen is sturen op resultaten. Maar hoe werkt dat dan precies? Hoe zien we dat terug in de structuur van een proces? Het antwoord is eenvoudig: aan de basis van elk proces ligt een regelkring waarin permanent bewaakt wordt of het beoogde resultaat ook daadwerkelijk bereikt wordt. De meest gebruikte regelkring bij procesbesturing is de PDCA–cirkel. Het concept is in de jaren vijftig ontwikkeld door dr. W. Edwards Deming en wordt daarom ook wel Demingcirkel genoemd.
PDCA
PDCA is een afkorting die staat voor de belangrijkste stappen uit de cirkel: Plannen (maak een plan met de resultaten die je wilt bereiken), Doen (voer het plan uit), Controleren (vergelijk de resultaten met wat je had willen bereiken) en Actie ondernemen (bij afwijking: neem maatregelen/stuur bij om de resultaten alsnog te bereiken).
Hoe de PDCA-cirkel in 8 stappen te doorlopen
Plan
Stap 1 – formuleer het probleem of identificeer het proces. Om tot de kern door te dringen kun je hier bijvoorbeeld de 5-times-why methodiek gebruiken.
Stap 2 – breng de huidige situatie in beeld. Lean werkt veel net visualisatie. Dat helpt omdat de meeste mensen visueel ingesteld zijn.
Stap 3 – formuleer de doelstelling. Gebruik daarbij de Kiplingvragen: wat, waar, wanneer, wie en hoe.
Stap 4 – zorg dat je de grondoorzaken in beeld krijgt. Dat doe je door bijvoorbeeld de visgraatmethode te gebruiken.
Stap 5 – bedenk welke tegenmaatregelen he wilt nemen. Maak een implementatie plan; wie doet wat, wanneer.
Do
Stap 6 – nu komt het erop aan. Nu ga je naar hartenlust experimenteren. Niet te lang wachten, niet eerst je plan tot in perfectie klaar willen hebben. Nu doen. En natuurlijk gaat het wel eens mis. Dat hoort erbij, want van fouten leer je. Je bekijkt je fout, past een en ander aan en kijkt of het zo beter gaat.
Check
Stap 7 – controleren of je hebt bereikt wat je hebt afgesproken. Daartoe maak je je resultaten visueel. Gebruik dagstart en/of weekstart, verbeterborden. Hang je resultaten aan de muur waar iedereen dagelijks kan zien hoede stand van zaken is. Gebruik hier ook 5-times-why-methodiek of de visgraatmethode. Spreek verbeteracties af.
Act
Stap 8 – maak je nieuwe proces nu definitief. Toon aan dat de verbetering blijvend is. Zorg dat je altijd een plan B klaar hebt liggen. Controleer of alles loopt zoals je hebt afgesproken, bijvoorbeeld door middel van procesaudits. Standaardiseer over alle afdelingen. Gebruik de 5S-methode. Pas de procedures / protocollen / SOP’s (standard operating procedure) aan.
Zorg dat iedereen weet wat hij moet doen en ga ervoor!
