GEMBA Management
Het daadwerkelijk verbeteren van de organisatie en het streven naar perfectie vergt veel meer dan enkel het toepassen en het beheersen van een set verbetertools.
Een verandering van de mindset van alle betrokkenen is vereist. Dit geldt voor alle niveaus binnen de organisatie, van leidinggevende tot ondersteunende krachten. Binnen Lean staat dit bekent als de noodzakelijke cultuuromslag binnen de organisatie. GEMBA Management (Genchi Genbutsu in het Japans) speelt hierin een toonaangevende rol.
‘GEMBA’ betekent in het Japans ‘echte plek’, vrij vertaald werkvloer, oftewel de plaats binnen de organisatie waar de daadwerkelijke waarde gecreëerd wordt. Het idee achter GEMBA Management is eenvoudig: problemen en verspillingen, evenals de beste verbetervoorstellen zullen voortkomen uit interactie op de werkvloer.
GEMBA Walk
‘Go to the GEMBA’ is een zin die je binnen de Lean filosofie vaak zult horen. Een GEMBA Walk is simpelweg het bezoeken van de werkplek die je wilt verbeteren. Het concept is ontwikkeld door Taiichi Ohno, de vader van het Toyota Productie Systeem, en is bedoeld zodat managers en leidinggevenden met eigen ogen zien hoe het werk gedaan wordt. Het idee erachter is dat problemen in een bedrijfsproces of productielijn vaak gemakkelijk zichtbaar zijn, en de beste verbeteringen komen voort uit een bezoek aan ‘de echte plek’, waar leiders de stand van het proces zelf kunnen oberveren en bevragen. Ook bouwen zij zo een relatie op met hun medewerkers, gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Dergelijke activiteiten vertonen veel overeenkomsten met MBWA, Management By Walking Around.
Een GEMBA Walk bevat drie belangrijke elementen
- Ga kijken– leiders zijn aanwezig op de werkvloer en maken regelmatig een GEMBA wandeling om actief mee te werken bij het identificeren van verspillingen.
- Vraag waarom?– het doel van de rondgang is het observeren en bevragen van alle activiteiten in de waardestroom om de echte knelpunten te vinden. Vraag 5x Waarom om de ware oorzaak op te sporen.
- Toon respect– kijk naar het proces, niet naar de mensen. Je bent er niet om het individu te beoordelen maar om het werkproces te observeren en verbeteren.
Dit levert het op
- Inzicht in de werkprocessen die je wil verbeteren
- Inzicht in de knelpunten binnen die werkprocessen
- Met de medewerker afgestemde verbetermogelijkheden, vaak ‘Quickwin’ oplossingen
GEMBA Walk in 7 stappen
Stap 1 – Kies een thema
Kies voordat je begint een thema. Dit helpt je om focus te houden tijdens de wandeling en zorgt ervoor dat je effectief te werk gaat. Verschillende thema’s zijn bijvoorbeeld: veiligheid, 5s & werkplekorganisatie, kwaliteit, doorlooptijd, werkdruk, verspillingen of standaard werk.
Bereid ook een lijst met vragen voor die je wilt stellen.
Stap 2 – Bereid je team voor
Bereid de medewerkers voor die werkzaam zijn in het werkproces dat je gaat observeren. Zorg dat iedereen het doel van de GEMBA walk begrijp;, het samen op zoek gaan naar verbetering . Het is belangrijk dat de mensen snappen waarom je dit doet waardoor je direct draagvlak creëert bij de implementatie van de oplossing en dus een blijvende verbetering.
Stap 3 – Focus op het proces, niet op de mensen
Een GEMBA Walk is niet het moment om de prestaties van het team te evalueren. Het belangrijkste doel is het observeren, begrijpen en verbeteren van het werkproces. Focus op de prestaties van het individu zal hier enkel weerstand oproepen.
Stap 4 – Volg de waardestroom
Door het volgen van de waardestroom heb je de grootste kans om potentiële verspillingen te identificeren. Het elimineren van deze verspillingen helpt je in het verbeteren van de operationele prestaties van je werkproces.
Stap 5 – Leg je waarnemingen vast
Schrijf alles op wat je opvalt en bespreekt dit met de medewerkers, maar trap niet in de val door onmiddellijk oplossingen aan te dragen. Acteer niet op onderbuik gevoel. Doe de probleemanalyse op een later moment wanneer je alle data beschikbaar hebt. Je hebt dan ook meer rust en overzicht bij het uitvoeren van praktisch probleem oplossen.
Stap 6 – Zet een extra paar ogen in
Het kan een goed idee zijn om een collega van een andere afdeling te vragen om mee te kijken. Hoe minder hij van het proces weet, hoe beter. Deze mensen hebben een frisse kijk op het proces en stellen vaak vragen over het werkproces waar je zelf inmiddels een zekere bedrijfsblindheid voor hebt.
Stap 7 – Zorg voor terugkoppeling
Ook al vind je niets schokkends tijdens de wandeling, zorg altijd voor een goede terugkoppeling naar het team. Doe je dit niet, dan zullen mensen alleen maar het idee hebben dat ze in de gaten worden gehouden. Als je nadien acties wilt doorvoeren, betrek het team hier dan bij en leg uit waarom je denkt dat er iets moet gebeuren.
Tot slot, leiderschap en communicatie zijn zeer belangrijke aspecten binnen GEMBA Management. In veel organisaties worden Continu Verbeterteams opgericht ter bevordering van de interactie tussen leidinggevende en ondersteunende werknemers. Genchi Genbutsu (‘Ga naar de bron en leer’) is zodoende een basisprincipe van Lean Management.
Wanneer was jij voor het laatst op de werkvloer?
